Protokoll fra styremøte i Stabekk Turnforening
Møtenummer: 1/2023
Dato: tirsdag 28. mars 2023
Kl: 18:30
Sted: Bærum Idrettspark
Til stede: Åse Dyrstad, Ove Christian Norheim
Forfall: Karoline Simonsen
Andre til stede: Trine Kruse (del av møte), Brenda Garbin (del av møte)
Sakliste
Vedtakssaker:
Sak 1 Godkjenning av protokoll fra forrige møte
Sak 2 Økonomisk oversikt pr. 28.02.2023 fra Sportslig Leder og økonomi ansvarlig
Sak 3 Informasjon fra Daglig Leder
Sak 4 Oppfølgingen av vedtaket Organisasjonsplan fra Årsmøte 2023
Sak 1 Godkjenning av protokoll fra forrige styremøte
Bakgrunn: Går ut siden dette er første møte med ny Styret. Styret har fått kopi av tidligere Protokoller. De er også tilgjengelig i Teams Microsoft 365 opprettet med NIF.
Sak 2 Økonomisk oversikt pr28.02.2023
Bakgrunn: Økonomiansvarlige orienterte.
Vedtak: Tatt til etterretning
Sak 3 Informasjon fra Daglig Leder
Bakgrunn: Historikken Stabekk Turnforening, gikk gjennom Klubbhåndbok. Orientering om medlemmer og treningstilbud per dags dato og Høst 2023 inkludert søknad om hall tid.
Vedtak: Tatt til etterretning
Sak 4 Oppfølgingen av vedtaket Organisasjonsplan fra Årsmøte 2023
Bakgrunn: Sak 10.2 Vedta endring i Organisasjonsplan fra Årsmøte
Forslag fra Sportslig Leder om å vedta endring i Organisasjonsplan og gi fullmakt til Styret, i samarbeid med Sportslig Leder, å utarbeide forandring til Organisasjonsplan og treningstilbud til det beste for klubben.
Vedtak: Styret har utarbeidet en Organisasjonsplan for klubben som ivareta STF sin opprinnelig satsnings område og vil sikre bedre økonomi i klubben fremover. Dette er viktig i forhold til ønske om egen hall, kvalitets tilbud til Bredde og utvidelse av tilbud innen Paraturn.
________________________________________________________________________________________________________________
Styreprotokoll
Møtenummer: 7/22 Dato: 29.11.22 Kl: 19.15 – 21.00
Sted: Bærum Idrettspark
Styremedlemmer:
Fredrik Domaas, Thomas Bekkevar; Christian Hermstad, Katelyn Garbin
DL Brenda Garbin
Til stede: Fredrik Domaas, Thomas Bekkevar; Christian Hermstad,
DL Brenda Garbin
Neste Møte: Tirsdag 13. Desember kl. 19.15 – 21.00
Saksliste
Sak 1: Oppsigelse Axel – Daglig leder kontakter Axel for på høre om oppsigelsen er gjeldende. Avventer tilbakemelding. Aksel bekreftet på mail at han ønsker å fortsette med torsdager og fredager.
Sak 2: Oppdatering Hall -Brenda kontakter Bærum kommune for å høre om progresjonen i alternativ bygg mellom Plantasjen og BIP. Dokumentasjon sendes til Bærum Kommune om bygg/areal behov.
Sak 3: Oppdatering microsoft365 – Epost styret@stabekkturn.no blir videresendt til styrets personlig epost. Dette må være en READ ONLY metode. Sendt epost fra O365 med styret@stabekkturn.no er ennå ikke klart.
Server OneDrive fungerer og dokumenter lastes opp. DL legger inn sine dokumenter.
Min Idrett -> Idrettens Office, Outlook -> trykk på ikonet øverst til Venstre (Apper) -> Velg OneDrive.
Sak 4: Møte RG-Komitee – Innkallelse kom for sent og ingen hadde mulighet til å møte.
Nytt møteinnkalling sendes senest 1 uke før. Det er da ønskelig at RG-komiteen møter med Leder og nesteleder, eventuelt vara (sekretær) for en kort periode av møtet. Formålet er å knytte bedre bånd mellom gruppene og høre om utfordringer, løsninger og ideer.
Sak 5: Møte med SST / Turn – Innkallelse kom for sent og ingen hadde mulighet til å møte.
Sak 7: Arbeidsfordeling? – Ikke diskutert endringer.
Sak 8: Annet – Medlemmer i Styret har fått flere tilbakemeldinger om at det til stadig er ønskelig med treningsleir og turer til utlandet som utgjør en høy kostnad for foreldre til gymnaster. Dette gjelder i all hovedsak RG.
Styret ber RG-komiteen å ta dette i betraktning ved planlegging av semesteret og samtidig ha et mer besindig forhold til kostnader. Som et minimum bør det forfattes et konkret og korrekt kostnadsoverslag med alle nødvendig utgifter i forkant av en invitasjon.
I tillegg minnes det om følgende utdrag fra treningshåndboka;
DET ER IKKE ØNSKELIG MED FORELDRE PÅ TUR; MEN DE KAN SELVFØLGELIG ARRANGERE REISE/OPPHOLD FOR SEG SELV (IKKE PÅ SAMME FLY/HOTELL SOM GYMNASTENE).
________________________________________________________________________________________________________________
Protokoll fra styremøte
Møtenummer: 6/22 Dato: 10.11.22 Kl: 19.00-21.00
Sted: Bærum Idrettspark
Styremedlemmer: Fredrik Domaas, Caroline Weissenböck, Svetlana Akhmetova, Thomas Bekkevar; Christian Hermstad,
DL Brenda Garbin
Til stede: Fredrik Domaas, Caroline Weissenböck, Svetlana Akhmetova, Thomas Bekkevar; Christian Hermstad,
DL Brenda Garbin
Frafall : Axell Kruse Kleiven
Saksliste
Sak 1: Bambusa Dugnaden, Mistillit til styrets Nestleder Svetlana A.
Sak 2: Kontrakt Olga
Sak 3: Kommunikasjon mellom Styret og RG-Komiteen. Avklaring roller/oppdatering roller
Sak 4: Status hall
Sak 5: Status nettside
Sak 6: Status felles mailadresse til styret og RG komite
Sak 7: Neste Årsmøte.
Sak 8: Annet
Sak 1: Bambusa Dugnaden, Mistillit til styrets Nestleder Svetlana A.
Diskusjon rundt Bambusa Dugnaden og hvordan den gikk. Nestleder Svetlana og styremedlem Caroline valgte å trekke seg fra Styret og forlot møtet ca. 19.30.
Resterende sokker på lager selges under Juleforestilling.
Det er funnet 18 poser med sokker, så da mangler vi fortsatt ca 112 poser med sokker, som tilsvarer 112 000kr.
Sak 2: Kontrakt Olga
Fornyes til 30.06.2023. Ny vurdering avgjøres da.
Sak 3: – Kommunikasjon mellom Styret og RG-Komiteen. Avklaring roller/oppdatering roller
RG-Komiteen må ha en Leder som er RG-hovedtrener, samt nestleder og sekretær.
Leder og/eller nestleder i RG-komiteen blir invitert til en del av hvert styremøte.
Oppmann i SST komiteen blir invitert til en del av hvert styremøte.
Oppmann i SST og Leder i RG-Komiteen blir sendt Styreprotokoll minimum 1 uke etter endt styremøte.
Styret ønsker bedre kommunikasjon mellom leddene.
Nytt styremøte siste Tirsdag i hver måned. Neste møte 29. November 2022. kl.19.15
Sak 4.: – Status hall
Fredrik oppdaterer seg.
Sak 5: – Status nettside
Tilgang til Microsoft365 igjennom MinIdrett. Epost til styret er ikke klart. NIF kontaktes av Christian.
Sak 6: – Status felles mailadresse til styret og RG komite
Som Sak 5.
Sak 7: Neste Årsmøte.
Vi prøver slutten av Mars 2023. Brenda sjekker videre.
Sak 8: Annet
Sjekk tilgang for Thomas og Fredrik på Spond.
________________________________________________________________________________________________________________
Protokoll fra styremøte
Møtenummer: 5/22 Dato: 22.08.22 Kl: 18.00-20:00
Sted: Bærum Idrettspark
Styremedlemmer:
Fredrik Domaas, Caroline Weissenböck, Svetlana Akhmetova, Thomas Bekkevar; Christian Hermstad,
DL Brenda Garbin
Til stede: Fredrik Domaas, Caroline Weissenböck, Svetlana Akhmetova, Thomas Bekkevar; Christian Hermstad,
DL Brenda Garbin
Frafall : Axell Kruse Kleiven
Saksliste
Sak 1: Treningsavgift
Sak 2: Timelister på fast ansatte og Oppmøte.
Sak 3: Kommunikasjon i STF. 1 sak = 1 epost tråd med emne. Inkluder alle.
Sak 4: Spond / Vipps / Visma.
Sak 6: Økonomi, Status påmelding.
Sak 7: Arbeidsmengde på DL
Sak 8: Fast ansatt på Turn/SST
Sak 9: Hjemmeside og epost til styret.
Sak 10: Serverløsning for dokumenter.
Sak 11: Ny Hall og veien videre.
Sak 12: Inntekt og nye ideer.
Sak 13: Klubbadministratorer
Sak 1: Treningsavgift
Ingen økning for dette semesteret. Økning for Vår semesteret må være klart 01.Novemeber. Medlemsavgift må også økes. Fra 01.Januar.
Vedtatt: Enstemmig.
Sak 2: Timelister
Timelister er ikke nødvendig å skrive for de med fast arbeidsstilling. Arbeid utover prosentstilling kan skrives opp som ekstra timer opp til en 100% stilling.
Vedtatt: Enstemmig.
Sak 3: Kommunikasjon i STF. 1 sak = 1 epost tråd med emne. Inkluder alle.
Vedtatt: Enstemmig.
Sak 4: Spond / Vipps / Visma.
Styret ønsker å se på andre betalingsprogram enn Spond da Spond er blant annet for dyrt. Dette må DL/Trine og Christian se på videre. Spond blir foreløpig brukt på Bambusa.
Vedtatt: Enstemmig.
Sak 5: Dugnad
Bambusa starter Mandag uke 35. Bambusa i uke 5 2023. Julekalender og digital skrapelodd.
Sak 6: Økonomi, Status påmelding.
Kan akkurat gå i balanse i regnskapet for året. Fortsatt ikke fullt opp alle ledige plasser på Bredde. Det jobbes med å få fullt opp alle plasser med blant annet flyers og Sandvika Byfest.
Sak 7: Arbeidsmengde på DL
Effektivisering på blant annet fakturering gjennom Visma eller et annet program.
Sak 8: Fast ansatt på Turn/SST
Til videre diskusjon på et senere tidspunkt.
Sak 9: Hjemmeside og epost til styret.
Idrettens Office 365. Sees nærmere på av Christian
Sak 10: Serverløsning for dokumenter.
Idrettens Office 365. Sees nærmere på av Christian
Sak 11: Ny Hall og veien videre.
Nytt møte i Oktober som Fredrik og Brenda er meldt på.
Sak 12: Inntekt og nye ideer.
Minirekrutt konkurranse, søknad må skrives. Juleoppvisning. Hettegenser med sponsor logo?
Til videre diskusjon.
Sak 13: Klubbadministratorer
Admintilgang på Spond klubb. Svetlana ordner dette, for Aksel, Fredrik, Neda, Olga og Thomas.
___________________________________________________________________________________________________
Protokoll fra styremøte
Møtenummer: 3/22 Dato: 30.05.22 Kl: 19:30-23:30
Sted Skøyen
Til stede:, Fredrik Domaas, Caroline Weissenböck, Svetlana Akhmetova
Forfall: Axell Kruse Kleiven; Thomas Bekkevar; Chistian Hermstad
Sakliste
Vedtakssaker:
Sak 1 Prosjekt Turn hall
Sak 2 Dugnad
Sak 3 Sak 3 Utvikling av STF
Sak 4 Spond
Sak 5 Lønnsøkning til Nedelena Nedelcheva
Sak 5 Saker til neste møte
Sak 1 Prosjekt turn hall
Fremdrift
Møte blir satt opp for å begynne å skrive tekster (John, Lars-Fredrik og Christian)
Ta kontakt med aviser. Øystein – styreleder – John tar kontakt. Brenda – Aftenposten? Politiker – far som hadde en sønn som gikk på SO. Høre med Brenda.
Skal Stabekk være driftsansvarlig for hele hallen?
Prosjekt gruppen tar kontakt med Katrine i BIR, Stig Nissen NGTF og Øyvind Gladsøe styreleder i BIR
Hall utvalget jobber med saken kontinuerlig, erfaringsutveksling med Sola turn, hvordan gikk reisen
Sak 2 Dugnad
Dugnadsaktiviteter:
Obligatorisk dugnad
Bambusa dugnad skal utføres x 2 i året av hele Stabekk TF – En i september og en på våren. Avgift for de som ikke ønsker å delta i dugnader på 750 kr. Betalings forespørsel sendes på Spond.
Søppelplukking skal utføres x 2 i året av konkurranse partier. (deles mellom SST og RG) Avgift for de som ikke ønsker å delta i dugnader på 750 kr.
Frivillig deltagelse
Digitale lodd legges inn i Spond ved alle anledninger, oppfordrer alle til å delta etter muligher
Julekalendere
Gruppene kan arrangere dugnader for egne formål på eget hånd
Dugnader arrangeres av komite. SST komite skal opprettes og samarbeide med RG godt etablert RG komite.
Vedtak : Vedtatt
Sak 3 Utvikling av STF del 1
Vi diskuterte flere tiltak for å få utviklet STF som klubb, både ift til å få økt inntekter samt å profilere klubben for å få flere medlemmer
Øke treningsavgift i alle partier med 200kr
Foreldrene til «Foreldre og barn» parti må melde seg som medlemmer i STF.
Trenere som tar kurs forplikter seg å være i klubben en bestemt tid.
Bredde og SST trenere forplikter seg å delta som trener på konkurranser og oppvisninger og trenerleier dersom dette er behov, – legges til i ansettelses kontrakten
Årshjulet for SST og RG skal lages av sportslig leder og hovedtrenere innen sesongstart.
SST må etablere foreldrekomite. Oppgaver til komite tildeles av styret.
Oppgaver til dagligleder og sportslig leder skal gjennomgås av styret etter ferie.
Markedsføring for å fronte klubben mer – noen som kan ta på seg mer ansvar slik at Nicole ikke sitter alene ( representant fra RG komite, og SST komite).
Vedtak – Vedtatt
Sak 4 Utvikling av STF del 2
TURN – SST – Ansette en ny hovedtrener som skal være støtte for Trine (ungdomstrenere). Det er ønskelig at denne treneren har turn bakgrunn, og kan veilede de yngste trenerne, og setter planer og langsiktig strategi.
Se på mulighet å ansette utenlandske trenere ( Svetlana undersøker- ingen mulighet uten annonse som man må vise til )
Flere skoler vi kan ta kontakt med for å leie lokale?
Hvordan vi som klubb skal løfte SST/ bredde – gymnastene må delta i konkurranser
Vi må ha tilbud for de som er eldre enn 13 år.
Vedtak – til neste møte.
Sak 4 Utvikling av STF del 3
Stabekk nettside skal erstatter med et nytt.
Nettside til din bedrift – profesjonelt og lønnsomt resultat | Idium
Eksempel Turn og aktiviteter for barn og ungdom | Holmen Tropp & Turn (holmenturn.no)
Vedtak – Vedtatt
Sak 5 Spond
Vi diskuterte at vi må implementere og få kommunisert at Spond skal benyttes som hoved kommunikasjons plattform. Dette slik at det blir færre informasjonskanaler å forholde seg til.
Alle konkurranser skal legges inn i Spond, og hver konkurranse må ha en ansvarlig kontaktperson fra RG komiteen som legger ut samlet informasjon.
Se på oppsett i Spond for hele STF
Alt av fakturaer skal legges i Spond
Vedtak- til neste møte
Sak 6 Lønnsøkning og kontrakter
Styret må ha en gjennomgang av økonomi med DL for å komme med fornuftig tilbud for trenere, DL og sportslig leder.
til neste møte
________________________________________________________________________________________________________________
